Nie istnieje urzędowy formularz stenogramu. Żaden przepis nie mówi, jak ma wyglądać zapis nagrania składany do akt. Jest za to praktyka, dość zgodna w całej Polsce — i jeśli się jej trzymać, dokument nie budzi zastrzeżeń. Poniżej opisujemy ją krok po kroku, razem z wzorem do przepisania.

Zanim zaczniesz pisać: zabezpiecz nagranie

Pracuj na kopii, nigdy na jedynym egzemplarzu. Oryginalnego pliku nie przycinaj, nie konwertuj i nie „popraw” w żadnym programie — jeśli druga strona zakwestionuje zapis, biegły będzie chciał zobaczyć plik w stanie nienaruszonym.

Zapisz też podstawowe dane pliku: nazwę, rozmiar, długość nagrania i datę utworzenia. Będą potrzebne w nagłówku dokumentu.

Co musi zawierać stenogram składany do sądu

Dokument, który się broni, ma pięć elementów.

1. Metryczkę nagrania. Nazwa pliku, długość, data powstania i — jeśli to istotne dla sprawy — sposób pozyskania. Bez tego zapis jest tekstem nieprzypisanym do niczego.

2. Legendę mówiących. Kto jest kim. Przy rozprawie zwykle oznacza się funkcje (sędzia, protokolant, pełnomocnik), przy rozmowie prywatnej — inicjały albo oznaczenia umowne. Ważne, żeby ten sam człowiek był oznaczony tak samo od początku do końca.

3. Znaczniki czasu. Przy każdej wypowiedzi albo co kilka minut. To jedyny sposób, żeby sąd albo pełnomocnik znalazł w nagraniu konkretne zdanie w kilkanaście sekund zamiast odsłuchiwać całości.

4. Oznaczenie fragmentów niezrozumiałych. Tam, gdzie nie słychać, wpisuje się adnotację z czasem — nigdy własny domysł. To najważniejsza zasada całego zapisu.

5. Informację, kto sporządził zapis. Imię i nazwisko albo nazwa firmy, data sporządzenia, w razie potrzeby oświadczenie o zgodności zapisu z nagraniem.

Jak zapisywać same wypowiedzi

Dosłownie. Z powtórzeniami, urwanymi zdaniami, „yyy” i „no więc”. Tekst ma brzmieć nieskładnie, bo mowa jest nieskładna. Każde wygładzenie to zarzut, że zapis został podrasowany.

Bez domyślania się. Jeśli słychać „zapłacił” albo „zapłaci” i nie sposób rozstrzygnąć — wpisujesz adnotację o niezrozumiałym fragmencie, a nie wersję, która pasuje do Twojej tezy.

Z zaznaczeniem tego, co nie jest słowem. Płacz, śmiech, podniesiony głos, długa pauza, trzaśnięcie drzwiami — w nawiasie. W sprawach, gdzie liczy się kontekst rozmowy, bywa to ważniejsze od treści zdań.

Z zachowaniem kolejności i nakładania się głosów. Jeśli dwie osoby mówiły równocześnie, zapisz to wprost — adnotacją, a nie układając wypowiedzi jedna po drugiej, bo to zmienia obraz rozmowy.

Wzór stenogramu do sądu

Poniższy układ możesz przepisać i uzupełnić własnymi danymi.

STENOGRAM Z NAGRANIA

Nazwa pliku:        rozprawa_2026-03-14.mp3
Długość nagrania:   1 godz. 12 min 41 s
Data nagrania:      14 marca 2026 r.
Sprawa:             sygn. akt I C 123/26
Sporządził(a):      Jan Nowak, 20 marca 2026 r.

LEGENDA
S     — sędzia
P     — protokolant
A.K.  — powódka
M.W.  — pełnomocnik powódki

ZAPIS

[00:04:10]
S: Proszę podać imię i nazwisko.
A.K.: Anna Kowalska.

[00:04:22]
S: Czy strony pozostają przy dotychczasowych wnioskach?
M.W.: Tak, Wysoki Sądzie, podtrzymuję wniosek z pisma z dnia
      dwunastego lutego.

[00:04:52]
A.K.: Ja chciałam jeszcze powiedzieć, że... że ja wtedy
      w ogóle nie wiedziałam o tym piśmie. (płacz)
S: Proszę się uspokoić. Sąd odracza [fragment niezrozumiały
      00:05:03] na pięć minut.

[00:05:10]
(mówią jednocześnie A.K. i M.W., treść nierozpoznawalna)

OŚWIADCZENIE
Oświadczam, że powyższy zapis sporządziłem(-am) na podstawie
nagrania wskazanego w nagłówku i odpowiada on jego treści.

...........................................
data i podpis

Pięć błędów, które psują stenogram

• Wygładzanie wypowiedzi. „Poprawiony” tekst przestaje być zapisem, a staje się opracowaniem.
• Wpisywanie domysłów zamiast adnotacji. Jedno zgadnięte słowo potrafi podważyć wiarygodność całego dokumentu.
• Brak znaczników czasu. Sąd nie będzie szukał zdania w godzinnym nagraniu.
• Zmienne oznaczenia mówiących. Ta sama osoba raz jako „M.W.”, raz jako „pełnomocnik” — czytający traci orientację, kto co powiedział.
• Pominięcie fragmentów „nieistotnych”. O tym, co jest istotne, decyduje sąd, nie sporządzający zapis. Jeśli pomijasz fragment, musi to być widoczne.

Samodzielnie czy zlecić

Krótkie, czyste nagranie — rozmowa dwóch osób na dziesięć minut — da się przepisać samodzielnie w godzinę i nie ma powodu za to płacić.

Przy rozprawie, kilku mówiących albo słabym dźwięku rachunek wygląda inaczej. Na godzinę nagrania przypada kilka godzin pracy, a większość z nich to cofanie tego samego fragmentu i rozstrzyganie, kto właśnie mówi. Do tego dochodzi część, której nie widać z zewnątrz: rozpoznanie osób po głosie, konsekwentne oznaczenia, zaznaczenie momentów nakładania się wypowiedzi.

Programy zapisujące mowę skracają ten czas, ale nie wystarczą same: nie rozpoznają, kto jest sędzią, a kto protokolantem, i nie zaznaczą, że dwie osoby mówiły równocześnie. Przy materiale do akt automat jest punktem wyjścia, nie końcem pracy.

Jedna uwaga na koniec

Ten tekst opisuje praktykę przygotowania dokumentu, a nie to, czy konkretne nagranie może zostać dowodem w Twojej sprawie — o tym decyduje sąd, a ocenę zostaw pełnomocnikowi. Jeśli masz wątpliwości, co ma trafić do akt, zapytaj go, zanim zlecisz zapis całego materiału.

Potrzebujesz stenogramu z rozprawy lub nagrania?

Od 2010 roku przygotowujemy stenogramy dla sądów i kancelarii z całej Polski — z legendą uczestników, znacznikami czasu i oznaczeniem fragmentów niezrozumiałych. Napisz do nas albo prześlij nagranie, a odpowiemy, ile potrwa przygotowanie zapisu i ile będzie kosztować.

Zobacz też: czym jest stenogram i czym różni się od transkrypcji.